Use case 02Back office

読む・分ける・知らせるを、 ひとつの業務フローにする。

受信メールや添付文書をAIで確認し、内容の分類、必要項目の抽出、担当者への通知までをつなぎます。正確性が必要な判断と例外対応は人に残し、繰り返し作業を減らします。

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対象
管理部門、営業事務、カスタマーサポート、情報システムのご担当者
最初の焦点
分類ルールと正解を説明しやすい一つの受信箱・文書種別に対象を絞る。
導入判断
見落としを増やさずに確認時間を減らし、例外だけを人が処理できるかを判断する。
Starting signals

このような状態が、検討の入口です

導入方式を決める前に、現在どこで時間と判断が発生しているかを確認します。

01確認がルーティン化
同じ受信箱やフォルダを何度も確認している
02分類後に転記
内容を読み、台帳や別システムへ入力している
03通知基準が属人的
誰にいつ知らせるかが担当者の経験に依存する
Workflow

現在の流れと、目指す流れ

AIを一つ追加するのではなく、受付から記録・改善までの流れを組み替えます。

Current

現在

  1. 01
    受信を確認

    担当者がメールや文書を順に開く

  2. 02
    内容を判定

    種類、重要度、期限を目視で判断する

  3. 03
    情報を転記

    必要項目を台帳や業務システムへ入力する

  4. 04
    担当へ通知

    チャットやメールで個別に知らせる

Target

目指す状態

  1. 01
    対象を取得

    許可された受信箱・保存先から処理する

  2. 02
    分類・抽出

    内容と添付から必要な項目を候補化する

  3. 03
    ルールで分岐

    自動処理、確認待ち、対象外へ振り分ける

  4. 04
    記録・通知

    処理結果と根拠を残し、担当者へ知らせる

First scope

最初に作るのは、次の判断に使える成果物です

実装そのものだけでなく、対象を広げるか見直すかを決める材料を各段階で残します。

  1. 01
    Observe

    実作業と例外を記録する

    どの項目を見て、どのルールで判断し、何が例外になるかをサンプルから整理します。

    Output

    業務フロー・判断ルール・例外一覧

  2. 02
    Prototype

    分類と抽出を試す

    過去データを用い、正解と比較できる形でAIの出力を評価します。

    Output

    検証用プロンプト・評価データ・誤り分類

  3. 03
    Connect

    通知・転記までつなぐ

    人の確認を挟む場所を決め、メール、チャット、台帳、業務システムとの連携を設計します。

    Output

    連携仕様・確認画面・権限設計

  4. 04
    Control

    監視と復旧を運用にする

    処理失敗、重複、誤分類を検知し、人が再処理できる手順を整えます。

    Output

    監視項目・再処理手順・改善バックログ

Decision table

提案前に比較すること

ツールありきで決めず、必要な判断と根拠を同じ表で比較します。

判断テーマ比較する条件判断に使う材料
自動実行か候補提示か誤りの影響、取り消し可能性、正解率、確認工数処理ごとに自動・承認後・人のみを分ける
どのデータへ接続するか機密性、権限、保持期間、APIやエクスポートの有無最小権限で取得・保存・送信範囲を定める
何をもって成功とするか処理時間、見落とし、修正、例外、運用負荷速度だけでなく品質と復旧可能性を同時に測る
Measure & control

成果を測る指標と、AIに任せない境界

速度や利用数だけでなく、品質、例外、人の確認、運用負荷を見て導入範囲を判断します。

評価する観点

処理時間
受信から分類、記録、通知までに要する時間
分類・抽出品質
正解、修正、見落とし、誤検知の件数と傾向
自動処理範囲
人の確認なし、確認後、対象外となった処理の割合
例外対応
失敗理由、再処理、担当者が判断した内容

安全設計の原則

  1. 01

    重要処理は承認を挟む

    送信、更新、削除など影響の大きい操作は、検証結果に応じて人の確認を残します。

  2. 02

    原文と処理履歴を結び付ける

    何を読み、どの情報を抽出し、どの処理へ進んだかを後から確認できる形にします。

  3. 03

    失敗時に戻せるようにする

    連携エラーや誤分類が起きた際に、人が確認して再処理できる待機列と手順を設けます。

Readiness

初回相談で確認したいこと

すべて揃っていなくても構いません。未確定事項として整理し、見積もりや検証へ影響する条件を明らかにします。

  1. 01

    対象としたいメール・文書のサンプル

  2. 02

    現在の分類・通知・転記ルール

  3. 03

    利用中のメール、チャット、台帳、業務システム

  4. 04

    見落としや誤処理が起きた場合の影響

FAQ

よくある質問

添付ファイルも読み取れますか？

形式や品質によって異なります。対象となるPDF、表計算、画像などのサンプルを確認し、抽出精度と前処理の必要性を評価します。

メールを自動で送信することもできますか？

可能ですが、誤送信時の影響を踏まえて、下書き生成、承認後送信、自動送信のどこまで任せるかを分けて設計します。

既存のMicrosoft 365やGoogle Workspaceと連携できますか？

利用中のプラン、管理者設定、API権限、社内ポリシーを確認したうえで連携方法を検討します。

少量の業務でも効果がありますか？

件数だけでなく、確認頻度、割り込み、判断の難しさ、見落とし時の影響で判断します。まず現状時間と例外を測ることが重要です。

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